個人情報保護方針

株式会社アクシス・クリエイト（以下、「当社」という）は、情報システムの開発･維持管理、情報サービスなど、情報処理サービス事業に携わる企業として多くの個人情報を取り扱っております。当社は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報保護のための方針を以下に定め、役員及び従業員に周知し、本方針に従い個人情報を適切に取扱い、管理していきます。

1. 個人情報の取得、利用及び提供は、当社の正当な事業活動の範囲で行います。そのため、社内規定等を遵守し、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。

2. 個人情報の取扱いについては、関連する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

3. 個人情報の正確性の確保及び安全対策を実施し、漏えい、滅失又はき損等の防止に努めるとともに、万一発生した場合は、速やかに是正処置を実施します。 また、個人情報保護に関する社内規定を定め、役職員への研修の実施、事務所への入退室管理、委託先の監督等の安全管理の取り組みを行っています。

4. 個人情報に関する苦情及び相談に対しては、誠実且つ速やかに対応します。

5. 個人情報を適切に保護するための仕組みを策定し、当社の事業内容の変化、事業を取り巻く法令等の変化、社会環境の変化、IT環境の変化等に対応して、継続的に見直し、改善します。

6. 【個人情報に関するお問い合わせ】

   お問い合わせ先	個人情報保護　苦情・相談窓口 株式会社アクシス・クリエイト　個人情報保護管理者
   電話番号	03-6661-9234
   受付時間	（平日）10:00 ～ 17:00

個人情報の取扱について

1. 当社の名称、住所および代表者の氏名

   株式会社アクシス・クリエイト
   東京都千代田区神田練塀町300番地 住友不動産秋葉原駅前ビル10階
   小林　由輝人

2. 個人情報保護管理者に関する事項

   個人情報保護管理者の職名、所属：管理部長

3. 個人情報の利用目的について

   当社で取扱う個人情報の利用目的は以下の通りです。

   1. 従業員の個人情報

      • 給与計算業務を行うため
      • 社会保険業務を行うため
      • 人事労務管理業務を行うため
      • 社内事務処理、事務手続き及び事務連絡のため
      • 健康管理のため
      • セキュリティ管理のため（※退職者の個人情報は、法令等の対応のために利用します。）
      • 従業員に関するデータ分析を行うため（個人特定できない統計データの公表・第三者開示を含む）

   2. 採用応募者の個人情報

      • 応募者の採用可否判断のため
      • 採用応募者への連絡のため
      • 入社手続きのため
      • 応募者・採用候補者に関するデータ分析を行うため（個人特定できない統計データの公表・第三者開示を含む）

   3. お取引先の個人情報

      • 商談、業務上の連絡、受発注業務のため
      • 業務の履行のため
      • お取引先に関するデータ分析を行うため（個人特定できない統計データの公表・第三者開示を含む）

   4. 問い合わせで取扱う個人情報

      • お問い合わせやご意見に関するご対応のため
      • ご請求いただいた資料等の送付のため
      • ご相談・お問い合わせに関するデータ分析を行うため（個人特定できない統計データの公表・第三者開示を含む）

   5. お客様から受託を受けた個人情報

      受託業務の開発・制作に利用するため

   6. 社外就業者（当社構内で就業する委託先従業員、派遣会社従業員等）の個人情報

      • 事業場入退管理、セキュリティ管理のため
      • 安全衛生管理のため
      • 受入派遣就業者の場合、労働者派遣法（関連法令、省令、ガイドライン等を含む）における派遣先義務の遵守のため
      • 社外就業者に関するデータ分析を行うため（個人特定できない統計データの公表・第三者開示を含む）

   7. 当社退職者の個人情報

      • 退職手続き及び関連する通知を行うため
      • 退職者に関するデータ分析を行うため（個人特定できない統計データの公表・第三者開示を含む）
   なお、取得した個人情報は、取得時に明示した場合を除き、お客様の同意を得ずに第三者に提供することはありません。 ただし、利用目的の範囲において個人情報の全部または一部を委託する場合があります。

4. 個人情報の共同利用について

   当社及びオープンアップグループ各社の総合的なサービスのご提供のために、以下のとおり個人情報を共同で利用いたします。

   1. 共同して利用される個人情報の項目

      氏名、住所、電話番号、メールアドレス、所属する組織（名称・住所・部署名・役職名・メールアドレス・電話番号・FAX番号）、保有資格、職務経歴、取引履歴、相談履歴

   2. 共同して利用する者の範囲

      株式会社オープンアップグループおよび株式会社オープンアップグループの子会社および関連会社。ただし、外国にある会社を除く。
      （※財務諸表等の用語、様式及び作成方法に関する規則第8条第3項に定義される子会社及び同条・第5項に定義される関連会社をいいます。）

      該当するグループ会社の範囲は以下のリンクをご参照ください。
      オープンアップグループ各社一覧

   3. 共同して利用する者の利用目的

      「３．個人情報の利用目的」をご参照ください。

   4. 取得の方法

      書面・メール等の電子データ・電話や対面による取得

   5. 共同して利用する個人情報の管理責任者

      当該個人データを原取得した会社の個人情報保護管理責任者 （グループ各社の個人情報保護管理責任者、法人住所、代表者については、各社HP掲載の「個人情報保護方針」及び「個人情報の取り扱いに関して」をご参照ください。）

5. 個人情報の開示等の請求手続きについて

   当社が保有する個人情報のうち、「保有個人データ」に該当するもの（「３．個人情報の利用目的について」のうち、(1)～(4)が該当します。）については、本人または代理人（法定代理人／委任に基づく代理人）からの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加または削除、利用の停止・消去および第三者への提供の停止の求め、又は第三者提供記録（以下「開示等の請求」という）について、以下の手続きに基づいて対応致します。

   ※「保有個人データ」とは
   個人情報を、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、分類し、目次、符号などを付することによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止および第三者提供記録の開示（総称して、「開示等」という）の求めのすべてに応じることができる権限を有するものをいいます。

   1. 「開示等の請求」申出先

      当社の下記に示す窓口に開示等の請求を行う旨ご連絡を頂きます。その後、当社より当社指定様式（開示請求依頼書）を送付させて頂きます。この様式に必要事項をご記載頂き、また、下記(2)項に示す本人確認書類と併せてご返送ください。尚、当該ご請求のうち、利用目的の通知、個人情報の開示につきましては、手数料等は一切いただきません。必要事項記入済みの依頼書及び本人確認書類を受領が確認できた場合に、ご指定の住所に書面でご請求事項の対応内容を14営業日以内に処理し、郵送させていただきます。

      ＜お問合せ窓口＞
      〒101-0022 東京都千代田区神田練塀町300番地 住友不動産秋葉原駅前ビル10階
      株式会社アクシス・クリエイト 個人情報保護管理者
      TEL： 03-6661-9234
      受付時間：平日10時～17時

   2. 本人確認のための証明書等

      開示に際して、本人確認を行うため次に示す証明書の写しをいずれか1枚以上請求時に同封ください。

      • 運転免許証
      • 健康保険証
      • 住民基本カード
      • 年金手帳
      • 外国人登録証
      • パスポート

      上記の写しのうち、本籍地が記載されている箇所については、恐れ入りますが塗りつぶして送付下さい。本開示等手続きで提供された個人情報は開示等の手続きに必要な範囲で使用します。 いただいた本人確認書類または代理人確認書類は、確認作業後ただちに適切な方法で廃棄します。 また、請求書等においても手続き終了してから一定期間が経過した後、適切な方法で廃棄します。

   3. 代理人様による「開示等の請求」の場合

      「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、(2)の書類に加えて、以下の本人確認書類のいずれかのコピーをご提出下さい。現住所が確認できるもので、本籍部分は黒塗りしておいて下さい。下記の書類のコピーを同封してください。

      • 戸籍謄本
      • 健康保険の被保険者証
      • 登記事項証明書
      • その他法定代理権の確認ができる公的書類

6. 個人情報の安全管理措置

   当社は個人情報の適正な取扱いのため、以下の措置を実施します。

   1. 基本方針の策定

      個人情報の適正な取扱いを確保するため、個人情報保護方針を策定します。

   2. 個人情報の取扱いに関する社内規定の整備

      個人情報の漏えい等の防止を含む個人情報の安全管理のため、個人情報の取扱いに関する社内規定を整備します。

   3. 組織的安全管理措置

      1. 組織体制

         個人情報の取扱い（取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等）の段階ごとにおける関係者の役割を規定し、それに従った組織体制を整備します。

      2. 運用の確認

         整備された社内規定に従って個人情報を取扱うものとし、取扱い記録をシステムログや書面等で作成、社内規定に従った運用となっているかどうかを適宜確認します。

      3. 台帳管理

         個人情報の取扱い状況を把握・確認する手段として、当社が取得した、或いは当社に委託された個人情報の管理台帳を作成、管理します。

      4. 事故時の対応

         漏えい等の事故発生時の体制・手順を策定します。

      5. 点検・見直し

         個人情報の取扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、情報管理部門、内部監査部門、外部委託専門業者等によるチェックを実施し、安全管理体制の評価、見直し、改善に継続的に取り組みます。

   4. 人的安全管理措置

      個人情報の取扱いに関する注意・留意事項について、当社の従業者に定期的な研修や訓練を実施します。また、個人情報を含む秘密情報についての秘密保持に関する事項を就業規則や関連規定に記載するなど、当社従業者の秘密保持義務を明らかにします。

   5. 物理的安全管理措置

      1. 取扱い区域

         個人情報を取扱う区域を設定し、当該区域の入退管理ルールを策定します。また、個人情報が記録された（或いは記録が可能な）機器、電子媒体、書類等の持ち込み、持ち出しルールを併せて策定します。

      2. 機器・電子媒体等の盗難防止

         個人情報が記録された機器、電子媒体、書類等の紛失または盗難等を防止するための適切な措置を実施します。

      3. 機器・電子媒体等の運搬

         個人情報が記録された機器、電子媒体、書類等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報を漏えいさせないよう暗号化、パスワード制御等の措置を実施します。
         （技術的安全管理措置）

   6. 技術的安全管理措置

      1. アクセス制御

         個人情報を取扱う情報システムについては、業務履行上の必要性がある最小限の範囲となるようアクセス制御を実施し、アクセス可能な当社従業者及び、当該従業者が取扱う個人情報データベース等の範囲を限定します。

      2. 識別と認証

         個人情報を取扱う情報システムは、当該システムを使用する当社従業者が正当なアクセス権限を有する者であることを、識別した結果に基づき認証します。

      3. 不正アクセス等の防止

         個人情報を取扱う情報システムを、外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用します。

      4. 漏えい等の防止

         個人情報を取扱う情報システムにおいて、使用に伴う個人情報の漏えい等を防止するための措置を実施します。

   7. 委託先の監督

      個人情報の取扱いの全部または一部を第三者に委託する場合、委託先において個人情報を安全に管理するための措置が適切に講じられるよう、適切な委託先の選定を行います。また、選定した委託先との間では、委託契約を締結のうえ、定期的に監査を行う等により委託先における当社が委託した個人情報の取扱い状況を把握するなど、適切に委託先の管理および監督を行います。

   8. 外的環境の把握

      個人情報を外国で保管する場合には、個人情報を保管している当該国における個人情報に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を実施します。

   9. 保有個人データの保管国

      当社では日本以外に該当はございません。

7. 苦情・相談の申し出先について

   【当社の個人情報の取扱いに関する苦情・相談の受付窓口】

   お問い合わせ先	〒101-0022 東京都千代田区神田練塀町300番地 住友不動産秋葉原駅前ビル10階 株式会社アクシス・クリエイト　個人情報保護管理者
   電話番号	03-6661-9234
   受付時間	（平日）10:00 ～ 17:00

8. 所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

   お問い合わせ先	一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会 セキュリティセンター 〒104-0045 東京都中央区築地一丁目13番14号 NBF東銀座スクエア2階・5階
   電話番号	03-6264-1316
   受付時間	10:00 ～ 17:00（土、日、祝日休み）

特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

当社は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」）の適正な取扱いの確保について、組織として取組むため、本基本方針を定めます。

1. 関連法令・ガイドライン等の遵守について

   当社は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（通称「マイナンバー法」）及び「個人情報の保護に関する法律」（通称「個人情報保護法」）並びにこれらの政令、省令、及びガイドラインを遵守して、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

2. 安全管理措置について

   当社は、特定個人情報等の適切な管理のために、別途、特定個人情報等の取扱いに関する社内規定を定め、これを遵守します。

3. ご質問・苦情処理の窓口について

   特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情につきましては下記窓口までお願いします。

   お問い合わせ先	株式会社アクシス・クリエイト　個人情報保護管理者
   電話番号	03-6661-9234
   受付時間	（平日）10:00 ～ 17:00